公益通報者保護法が改正され、2022年6月に施行されます。

公益通報者保護法は内部告発を行った労働者を保護する法律で、企業の不祥事を早期に発見して是正し、被害を防止することを目的としています。

今回は中小企業において内部通報窓口(ヘルプライン)を導入する意義について解説いたします。

ヘルプラインとは

弁護士荻野

昨今、コンプライアンス強化の観点から内部通報窓口(ヘルプライン)を設置する企業が増えています

弊所でも、複数の顧問先様からご依頼をいただきヘルプラインの外部委託窓口となっています。

ヘルプラインに通報されることが想定される相談として、パワハラやセクハラ等のハラスメント、経理等における不正行為、犯罪行為などがあります。

ヘルプライン導入のメリットは、これらの問題を早期に把握して必要な調査を行い、対策を講じることができる点です。

労基署、警察、裁判所などに持ち込まれる前に事態を解決することができれば会社にとって大きな利点があります。

また、違法行為への抑止力としての機能や、組織の自浄作用の向上も期待できます。

中小企業でヘルプラインが必要な理由

今回の公益通報者保護法の改正は、従業員数300人を超える事業者に対して内部通報に適切に対応するための必要な体制の整備を義務付けるもので、300人以下の企業は努力義務に留まっています。

しかし、問題の早期発見という観点でみれば中小企業でもヘルプラインを導入する意義は十分にあります

消費者庁の調査によると、事業者が不正を発見する端緒は内部通報が58.8%と最も高くなっています。

一方、「上司による日常的なチェック」は31.5に留まっており、いかに内部通報がリスクの早期発見に有効であるかがわかります。

ヘルプライン導入の実態

消費者庁によると、「内部窓口を導入している」と回答した事業者は全体の46.3%で、50人以下の事業所では9.3%、51人~100人の事業所では24.5%、101人~300人の事業所では40.2%と、事業所の規模が大きくなればなるほど導入率が高くなっています。

業種別の導入率を見ると、金融業が91.5%で圧倒的に高く、製造業(58.4%)、卸売・小売業(48.4%)、情報通信・運輸業(47.6%)、電気・ガス・熱供給・水道業(45.7%)、不動産業(43.4%)が続いています。

導入目的は「違法行為その他様々な経営上のリスクの未然防止・早期発見に資するため」が88.0%で最も多く、「従業員が安心して通報ができる環境を整備するため」(60.7%)、「企業の社会的責任(CSR)を果たしていく上で必要であるため」(41.1%)が続いています。

このように現状では中小企業で内部通報制度が浸透しているとはいいきれませんが、法改正の影響もあり、今後は導入企業が増えると思われます。

ヘルプライン導入のポイント

ヘルプラインはただ設置すればいいというものではありません。

せっかくヘルプラインを設置しても、従業員が会社からの報復を恐れて通報できないような仕組みになってしまっているなど、十分に機能していなければ意味がありません

ヘルプラインをしっかりと機能させるためには次のポイントを押さえる必要があります。

規程づくり

まずはヘルプラインに関する内部規程(内部通報制度規程)を作成する必要があります。

内部通報制度規程に定めるべきなのは次の事項です。

  • ヘルプライン設置の目的
  • 通報窓口
  • 通報の対象となる事実
  • 通報の方法
  • 通報内容の検討・調査
  • 調査において配慮すべき事項
  • 是正措置
  • 社内処分
  • 関係者の責務
  • 通報者又は調査に協力した者が自ら不正行為に関与していた場合、その者に対する処分は減免することができるという規定を設けることもあります(これを「リニエンシー制度」といいます。)

    通報先の設定

    ヘルプラインを導入している会社で、その会社の経営幹部や人事部長が通報窓口となっていることがあります。

    しかし、これはあまり好ましいことではありません。

    なぜならハラスメントや不正行為は管理者層が当事者となることが多いからです。

    また、通報窓口が自社内にあると従業員が「本当に秘密を守ってくれるのか」「自分の立場は守られるのか」と不安を抱き、「通報しづらい」と感じることは想像がつきます。

    ヘルプラインの実効性を担保するためには、第三者を窓口として設定し、経営幹部から独立性を有する通報ルートを確保することが重要です。

    通報時の対応

    通報があったときには、内部規程に基づいて調査を行い、是正措置や社内処分を検討する必要があります。

    公益通報者保護法では公益通報を理由とした解雇や不利益な取扱い(降格、減給など)が禁止されていますので、その点に十分注意する必要があります。

    最後に

    弁護士野中

    ヘルプラインの整備は企業の売上に直接結び付くものではないため、一見すると無駄なコストを掛けるように思えるかもしれません。

    しかし、企業内部の問題を早期に発見して問題が大きくなる前に解決できたり、コンプライアンス違反により致命的なダメージを受ける状況を回避できるといった効果が期待できます。

    ヘルプラインの設置に関心をお持ちの方はお気軽に弊所の弁護士にご相談ください。

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