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新型コロナウイルスの感染者が増加し、緊急事態宣言の解除時に懸念されていた「第2派」が到来しています。

そのような中で、テレワークの導入を検討している、あるいはすでにテレワークを導入しているが改めてルール作りの必要性を感じている企業も多いことと思います。

今回は、テレワークのルールをまとめたテレワーク規程に規定すべきポイントをいくつかピックアップして解説いたします。

適用対象者

同じ事業所内にテレワークが可能な従業員とそうでない従業員がいる場合には、テレワーク規程が適用される従業員の範囲を確定しておく必要があります。

区別の方法としてまず考えられるのが職種による区別です。

テレワークを導入しやすい職種として事務、エンジニア、カスタマーサポート、営業職(電話やテレビ会議で営業活動が可能な場合)などが挙げられますが、他方、生産・製造、接客・販売など、専用の機械を操作したり人と接する必要が多い職種では導入が難しいケースが多いでしょう。

その他に、採用直後で十分な経験がなく、自律的に業務を遂行することが難しい者や、パソコン等の操作に不慣れでテレワークの実施が難しい者を対象者から除外することも考えられます。

就業場所

テレワーク実施時の就業場所としてはまず自宅が挙げられますが、その他にレンタルオフィス、ホテルなども考えられます。

喫茶店など不特定多数の人が出入りする場所でテレワークを行うことは、感染症の予防上、あるいはセキュリティ上の懸念があります。

そこで、就業場所について「会社が指定する場所とする」、あるいは「社会通念に照らして適切な場所を選択する」といった規定を設ける必要があります。

労働時間

テレワークで問題となるのが労働時間の管理です。

労働時間に関する従前の規定をテレワーク対象者にも適用する場合には、労働時間や休憩時間は就業規則の定めによるものとし、業務の開始時刻および終了時刻をメールなど指定の方法で上長に連絡するものとする方法があります。

労働時間などの基本的な事項の変更を伴う場合には、労働基準法に基づく就業規則の変更の手続(意見書の添付、労基署への届出、従業員への周知等)が必要となります。

テレワークでは私生活と業務時間の区別が曖昧になるほか、会社が労働時間を直接把握することが困難になり、長時間労働に繋がるおそれがあります。

そこで、時間外労働、深夜労働、休日労働を原則として禁止する旨の規定が設けられることもあります。

モニタリング

就業状況を確認する目的で、テレワーク対象者の就業場所にWEBカメラ等を設置して勤務状況をモニタリングする措置がとられる場合があります。

このような場合にはモニタリングの方法などについてあらかじめ規定を設けておくべきです。

ただし、モニタリングはテレワーク対象者のプライバシーを侵害したりモチベーションを低下させるおそれを孕んでいますので、本当にモニタリングが必要なのか慎重に検討し、目的を達成するために最小限の範囲で実施すべきでしょう。

情報漏洩防止措置

テレワークを導入する会社にとって大きな懸念事項となるのがセキュリティの問題です。

テレワークを実施するために会社から機器や資料を持ち出す必要が生じる場合がありますので、そのようなときにはあらかじめ上長の許可を得なければならないと規定することが考えられます。

私物のPCを利用させる場合には特に情報漏洩のリスクが高くなります。

そこで、テレワーク時には原則として会社が貸与する端末を利用するものとし、個人PCの利用を希望するときは会社に申請書を提出し、許可を得るものとするといった対策を講じるべきでしょう。

すでに就業規則に情報セキュリティ管理規程がある場合にはそれらの規定を順守し、情報漏洩の防止に努めることを改めて確認すべきです。

情報セキュリティ規程がない場合にはこれを機に策定を検討してみてはいかがでしょうか。

費用負担

テレワーク実施時に通信費、郵便費、事務用品にかかる費用などが発生する場合があります。

これらの費用を会社と従業員のどちらが負担するのかトラブルになる可能性がありますので、あらかじめ規定を設けておくとよいでしょう。

電話代など、業務を遂行するために当然必要な費用については会社負担とすべきですが、インターネット回線の開設費用や光熱費など、家庭における支出との区別が困難な部分については判断が微妙になります(たとえば、テレワークを実施するために本来であれば日中はオフにしている冷暖房をオンにする必要があるなど)。

この点については、テレワーク対象者には月数千円から1万円程度のテレワーク手当を給付し、その中に通信費等をあらかじめ組み込んでおくなどの方法が考えられます。

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