最近、企業経営者の方から、退職した元従業員から、多額の未払い残業代を請求されているとの相談が増えています。
弁護士や司法書士による未払い残業代請求に関する広告の増加により、未払い残業代に関する情報は広まっています。
今後も、退職した元従業員による未払い残業代請求は増加する可能性があります。
未払い残業代事件は、その未払い残業代の金額によっては、企業が経営破綻に追い込まれる可能性があり、企業経営にとって大きなリスクとなりうるものです。
特に、企業がしっかりとした労務管理をしていない場合、実際の残業時間が不明であるため、多額の未払い残業代を支払わなければならないケースが増えています。
そこで、今回は、多額の未払い残業代を請求されないために企業ができる2つの対策について、説明いたします。
【対策1】勤務時間を正確に把握する
過大な残業代を請求されるリスク
未払残業代事件で、まず、問題となるのが、残業時間の問題です。
企業が従業員の勤務時間を正確に把握していない場合、実際の残業時間以上の未払い残業代を支払うリスクがあります。
出退勤管理がなされていない場合のリスク
従業員の出退勤管理がなされておらず、企業が従業員の勤務時間を把握していない場合、企業は、従業員が主張する通りの残業時間に応じた残業代を支払う可能性があります。
通常裁判等で争う場合、 請求に必要な事実を立証する責任を負うのは、金銭の支払い請求をする側です。
すなわち、通常の事件であれば、未払い残業代を請求する従業員が、正確な残業時間を立証しなければなりません。
しかし、未払い残業代等の労働事件に関しては、使用者（企業）には、従業員の労働時間を適正に把握する義務が課されているため、残業時間の立証の程度が緩和させる傾向にあります。
すなわち、正確な残業時間の立証がなされなくとも、企業は、従業員が個人的に記録している手帳のメモなどを証拠として、従業員側の主張に従った未払い残業代の支払を命じられてしまう可能性があります。
出退勤管理がなされている場合のリスク
タイムカード等の記録により、出退勤管理がなされているとしても、安心はできません。
タイムカード等の記録がある場合、その記録に従って労働時間（残業時間）が認定されることが多いです。
しかし、タイムカード等の記録と実際の労働時間が一致していない場合、企業にとって問題です。
たとえば、従業員が仕事を終えた後も、会社に残って同僚と雑談した後、タイムカードを打刻している場合、そのタイムカードの労働時間を元に、未払い残業代を計算されてしまいます。
企業は、本来支払うべきよりも多くの残業代を支払わなければなりません。
このようなリスクを回避するため、企業は、タイムカードの打刻等の出退勤管理が適切にされているかをチェックし、出退勤管理の適正化を図るべきです。
【対策2】固定残業代（定額残業代・みなし残業代）を導入する
固定残業代とは
多額の未払い残業代を請求されないための2つ目の対策としては、固定残業代（定額残業代・みなし残業代）を導入することです。
固定残業代とは、給与や手当に含めるなどの方法で、あらかじめ一定時間分の時間外労働に対する割増賃金（残業代）分を支払っておくという賃金の支払い方法のことです。
たとえば、毎月合計23万円の給料が支払われていたとして、そのうちの18万円は基本給であるが、その残りの5万円はそもそも残業代として支払われていたものである、とする場合は、固定残業代です（「基本給組込型」といいます）。
また、18万円の基本給の他に、5万円の手当が支払われていたとして、その手当が固定残業代として支払われていたものとする場合も固定残業代です（「手当型」といいます）。
固定残業代制度を導入すれば、未払い残業代請求に対して、既に、一定時間分の残業代は支払っているとの反論が可能となります。
固定残業代の導入方法
ただ、固定残業代は従業員へ与える影響が大きいことから、導入が有効になるためにはいくつかのポイントがあります。
具体的には、
- 就業規則や雇用契約書への明記
- 基本給と定額残業代を区別して明記すること
- 定額の残業時間を超えた場合は、超えた分の残業代を支払うこと
が求められています。
上記ポイントを押さえて、固定残業代を企業が独自に導入することは、なかなか難しいと思います。
固定残業代制度の導入にあたっては、専門家、特に、企業側の代理人として経験が豊富な弁護士に相談することをおすすめします。
導入段階から弁護士が関与してれば、退職従業員から未払い残業代を請求された際、代理人として、固定残業代の主張等を迅速かつ適切にすることができ、企業の損害を最小限に留めることができるからです。
最後に
未払残業代問題は、企業にとって非常に大きなリスクです。
従業員を残業させているにもかかわらず、しっかりとした労務管理をしていない企業は、早急に就業規則等の見直しが必要です。
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