コンプライアンス体制の整備・実践について

コンプライアンス体制の整備・実践って何をすれば良いの?

しっかりとしたコンプライアンス体制を整えそれを実践することは企業の長期的かつ継続的な発展につながる、コンプライアンスが問題となる各場面、コンプライアンス違反は企業に大変な悪影響を与えること、につきましては各頁にて説明させていただいたとおりです。

では、しっかりとしたコンプライアンス体制が整っている、実践できていると評価されるためには、具体的に何をすれば良いのでしょうか。

専門部署の設置(担当者、委員会設置、審査機関、相談窓口)

まずはじめに行うべきは、コンプライアンス専門部署を設置し、企業のコンプライアンス体制の整備及び実践を牽引していく担当者を決めることです。

適切なコンプライアンス体制を構築するためには企業の実情に精通している必要があり、また企業や経営陣の責任につながる問題ですので、取締役が担当者になる場合がほとんどです。

一定規模以上の企業では委員会を設置する場合もあります。

また、構築したコンプライアンス体制が機能しているかチェックする審査機関も設置し、チェックの仕組みを整備し、懸念事項が判明した際の対処手続きについても予め決めておく必要があります。

さらに、損害を最小限に抑えるためには問題が大きくなりすぎないうちに対処することが極めて重要です。

その意味で、コンプライアンス専門部署が内部通報窓口となり、問題を予め把握できるようにする必要があります。

基準決定・マニュアル作成(法令遵守、行動指針、文書管理、秘密保持等)

次に、コンプライアンス専門部署が中心となって、実際の基準を決定しコンプライアンスマニュアルを作成します。

マニュアルは必要最低限の事項のみ記載した簡単なものから企業の実情に応じたより詳細なものまで様々ですが、後者の方が理想的です。

インターネット上でも簡単な書式が掲載されていますが、全ての企業に該当する事項のみ記載したマニュアルでは不十分です。

実際に、実践していくことを考えれば、各企業が特に遵守しなければならない法令や社会規範をピックアップしたうえで、従業員がとるべき具体的な行動指針を示す必要があるでしょう。

大企業であればあるほどより詳細なマニュアルが存しており、その意識の高さを感じとることができます。

マニュアルに記載する内容に特に制限はありませんが、企業理念・法令を遵守すべきというような抽象的なものだけではなく、文書・情報管理方法、ハラスメント禁止条項、贈収賄禁止、利益供与禁止、適正な経理処理等については記載した方が良いでしょう。

従業員へのコンプライアンス教育

マニュアルを作成したら、それをもとに全ての従業員にコンプライアンス教育を施す必要があります。マニュアルを作成しただけで実践できていなければ何の意味もありません。

全ての従業員が確実に理解できる方法で行う必要があります。

マニュアルを就業規則の一部として従業員が適宜見ることができるよう周知する例もありますが、それだけでは従業員に理解させたことにはなりません。

実際にマニュアルを配布し、勤務年数や役職・部署に応じて研修を実施すべきです。

日常的なチェック(問題の把握、対処、違反従業員への処分、基準更新)

全ての従業員がマニュアルを実践できているか、日常的にチェックをする必要があります。

そして、懸念事項が発覚した際には担当従業員への聞き取り等の事実確認を行い、違反が発覚した場合には違反した従業員に対する処分も検討する必要があります。

また、一度作成したマニュアルが永久に適切なものであるということはできません。法令改正や社会の実情に応じて適宜基準を更新していく必要があります。

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