はじめに

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皆様は電子契約をご存知ですか?

最近、日経新聞でも取り上げられ、特に企業間の取引において大きな経済効果を得ることができる等の理由で契約書のペーパーレス化が注目されています。

今回は、電子契約について、そもそも電子契約とは?メリットやデメリットについてを解説させていただきます。

今までは契約書をあまり作ってこなかったけれど、これからは契約書の作成を検討しているという方も是非ご参照ください。

そもそも電子契約って何?

ネットワーク

電子契約とは、電子文書に電子署名をし、インターネット上で取り交わしをすることによって契約を締結するものをいいます。

簡単に言えば、これまで契約書という紙をやり取りしていたものが電子データのやり取りになり、印鑑を押していたのが電子署名になるということです。

近年、電子署名法やe-文書法、電子帳簿保存法などが整備された他、企業が提供する電子契約サービスが充実してきたことから、広まりを見せつつあります。

契約当事者の氏名・名称の表示

紙の契約書 署名、押印
電子契約 電子署名・タイムスタンプ

印紙

紙の契約書 一定の場合に必要
電子契約 不要

契約書完成までのフロー

紙の契約書 自社が押印して送付
→取引先が押印して送付
電子契約 電子署名したファイルをアップロードして取引先にアドレスを通知
→取引先が通知されたアドレスからファイルに電子署名

保管

紙の契約書 原本を書庫・倉庫で保管
電子契約 自社のサーバー又は外部のデータセンターで保管

電子契約のメリット

業務の効率化・迅速化

封筒

ご存知かとは思いますが、紙の契約書を作る場合、原本をプリントアウトして印鑑を押し、取引先に郵送して印鑑を押してもらって、返送されるのを待つといった手順を踏みます。

また、契約書が増えれば、保管場所の確保も問題となります。

他方で、電子契約であれば、契約書ファイルのアップロードとメールの通知だけで済むので、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。

また、データで管理できるため、保管に場所を取りません。

具体例な流れ

  1. 契約書をPDF化する際に電子署名とタイムスタンプを埋め込んで、契約書のファイルをアップロード
  2. アップロードした場所のアドレスを取引先にメールで通知
  3. 通知を受けた取引先は、そのアドレスからファイルにアクセスし、電子署名とタイムスタンプを埋め込む

コスト削減

紙の契約書では、印紙代や郵送する際の郵便切手代などの実費の他、契約書の発送作業に割かれる人件費が発生します。

他方で、電子契約では、郵便切手代や印紙代だけでなく、発送作業にかかっていた人件費も節約できます。

契約書の偽造防止

万が一、取引先が契約書を不正に改ざんした場合、どちらが本当の契約内容を反映したものかを証明するのに困難が伴うことが少なくありません。

しかし、電子契約の場合、電子署名をした日付や署名者が記録されるため、仮に改ざんされたとしても、その記録が残り、本当の契約内容を明らかにしやすくなります

また、契約内容を改ざんしにくいことから、コンプライアンスの観点から、取引先からの信用が向上します。

電子契約のデメリット

これまで電子契約のメリットを述べてきましたが、当然、デメリットもあります

取引先にも電子契約のサービスに加入してもらう必要がある

取引先の理解を得られなければ、電子契約を導入してもらえず、利用することができません。

一部のサービスでは導入時の費用がかからないものがあるようですが、電子契約の利用料金、契約フローの変更など、取引先の負担になる部分もあるため、説得が難しい場合もあります。

電子証明書が必要

電子契約では、電子署名する役員などの個人ごとに電子証明書を発行してもらう必要があります。

この電子証明書の発行手続の手間や手数料を理解した上で電子契約を導入する必要があります。

なお、話題を集めて急速に普及し始めている「CLOUD SIGN」(クラウドサイン)では、電子証明書の取得なしに電子契約を利用できるようです。

しかし、その引き換えに、契約を取り交わす窓口の方に契約締結の権限があることまでは保証されません。

そのため、事後的に、取引先から従業員の独断によるものだと言われると、反論が難しいというデメリットがあります。

電子契約が認められないものがある

定期借地契約、投資信託契約の約款、労働条件通知書の交付などでは、電子契約の利用が認められていません。

おわりに

弁護士澤戸博樹

「CLOUD SIGN」(クラウドサイン)や「Adobe Sign」(アドビサイン)、「SignUpOne」(サインナップワン)、「Digital Storage」(デジタルストレージ)等々、電子契約を提供するサービスは続々と増えています。

それらのサービス毎のメリット・デメリットを比較した上で、電子契約の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

契約書の作成、チェックは弁護士にご相談ください

弁護士澤戸 博樹

静岡県出身。
大学卒業後、民間企業で営業職を経験後に弁護士登録。
営業マンとしての経験を活かし、ビジネスの目線を持って敷居は低く、フットワークは軽く、依頼者のご要望に応えさせて頂きます。

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