運送会社を守るための運送委託契約書
運送業の取引では、荷主や元請企業との間で契約書が取り交わされないまま取引が行われているケースがあります。
契約内容が書面化されていないと後になってトラブルの原因になることが少なくありません。
この記事では、運送業界における継続的取引を念頭に、契約書を作成するときのポイントについて詳しく解説します。
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荷主や元請けから無理難題を押し付けられていませんか？
トラック運送業では、取引内容を書面化せず、口約束で取引が行われる慣行があるため、このようなトラブルがよく起こります。
- 口頭で伝えられていた運賃を後から値引きされた
- 運賃の支払日を守ってもらえない
- 荷下ろし作業など、約束していなかった附帯業務をやらされている
- 荷下ろしの際に長時間の待機を強制されている
- 積込場所を急に変更されて余計に走行したのに、追加運賃が支払われない
- 商品が少し汚れただけで弁償を求められている
契約をめぐるトラブルを防ぎ、会社を守るための第一歩は、契約書を作成し、合意内容を書面化することです。
実際、契約の書面化を行った会社では、行うべき附帯業務が明確になり運賃の値上げに繋がった、無駄な手待ち時間が減ったなどの効果が現れています。
また、運送の委託については下請法や物流特殊指定・独占禁止法の適用がありますが、契約書は不当な取引を証明するための重要な証拠にもなります。
書面化にあたって注意しなければならないのは、「単に紙に書けばよい」というわけではなく、運賃など重要事項を漏れがないように盛り込む必要があるという点です。
書面は3種類＝基本契約書＋覚書＋発注書
継続的取引における取決め事項には、取引期間中に大きな変動がないものから、運送の都度変化するものまで様々です。
契約の当事者は、契約期間中、基本的に変わりませんが、積込や荷下ろしの日時や場所は、日々変化します。
そこで、業務内容の変化の頻度や程度に応じて、基本契約書、覚書、発注書の3種類の書面を作るのが理想的です。
基本契約書
取引の基本的な事項を定めます。
荷主と運送会社のそれぞれの遵守事項や、損害が発生したときの対応などを規定します。
覚書
運賃や附帯業務の内容など、定期的な見直しが必要な事項を定めます。
発注書
積込や荷卸しの日時・場所、発注内容など、運送ごとに変化する事項を書きます。
書面に残すべき内容
運賃および附帯業務など
運賃や附帯業務の内容を事前に決めて書面に残しておくことで、荷主や元請けから不当に減額される事態を防ぐことができます。
原油価格の変動に合わせて運賃を見直すためには、基本契約書ではなく、覚書に規定する方が簡便です。
手待ち時間に応じた追加料金として「車両留置料」を設定できれば、無駄な手待ち時間の抑制が期待できます。
さらに、燃料サーチャージもあわせて規定できれば、軽油の価格が変動するたびに交渉する手間を省くことができます。
実際に書面化の交渉を始めると、運賃の見直しが求められる可能性があります。
そこで、交渉に先立ち、原価データや配送ルート、附帯業務の実態などを把握し、適正な利益を確保できているか確認しておくべきです。
さらに、相手方に十分理解してもらうためには、原価データなどを資料にして交渉の場に持っていくとよいでしょう。
附帯業務の内容
附帯業務の内容は、なるべく具体的に記載しておくのが望ましいです。
たとえば「その他運送に附帯する作業」「現場担当者が指示する作業」といった範囲が不明確な記載は避け、「荷造り、仕分け、フォークリフトによる作業、検品」などと記載するべきです。
具体的な附帯業務を書面化することで、そこに書かれていない業務を拒否しやすくなり、配車の際も無理のないルートを組みやすくなります。
仮に、契約していない附帯業務をドライバーが行い、それが原因で拘束時間の長期化、過労運転が生じている場合には、貨物自動車運送事業法違反として事業改善命令が発せられる可能性があるので注意が必要です。
責任の範囲
貨物が破損した場合など、実際にトラブルが起きてから協議をしようとすると、話が平行線になり、解決に時間がかかることが少なくありません。
あらかじめトラブル発生時のルールを決めておき、トラブルの解決に余計な労力を割かなくて済むようにするべきです。
荷主が契約書を用意してくれることもありますが、多くの場合、そのような契約書は、運送業者に過大な責任を負わせる内容になっています。
内容をしっかりと検討し、運送会社に責任のない延着や貨物の汚損・破損については、運送会社が賠償責任を負わないという内容の条項を盛り込むとよいでしょう。
「業務遂行中に生じた貨物の汚損、破損および紛失などの損害については、運送会社がすべて責任を負い、荷主の損害を賠償する」といった条項があると、事故発生時に多額の請求をされるおそれがあります。
「業務遂行中に、運送会社の故意または過失により貨物に汚損、毀損、紛失などの損害を生じさせた場合、運送会社は荷主に対し、その損害を賠償する」といった条項に修正するよう、交渉を行うべきでしょう。
積込・荷卸しの日時
口約束しかない場合、荷主から到底実現できない到着時間を指定されたりすることがあります。
積込や荷下ろしの時間を事前に協議する中で、荷主にも配送の実情を理解してもらえば、無理な到着時間が指定されにくくなります。
荷主との交渉を通じて、手待ち時間についても問題意識を共有し、改善策を一緒に検討することが重要です。
最後に
運送委託契約には会社や各取引の個別の事情を反映させる必要があり、定型書式では不十分です。
たくみ法律事務所では、既存の契約書や荷主が用意した契約書のチェックだけでなく、新たに契約書を作ることも可能ですので、ぜひ一度ご相談ください。
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